Opis dokumentu lub fotografii powinien zawierać:
(jeśli nie wiemy nic na temat danej fotografii – też ją zeskanujemy – możliwe, że ktoś rozpozna na niej swoich bliskich)
1. Nazwisko rodziny, której dotyczy – np. rodzina Pająków z Amrozów koło Złoczowa lub Antoni Pająk (jako głowa rodziny) z Amrozów koło Złoczowa (miejscowość z której wyjechali na ziemie zachodnie /jeśli znamy dokładną datę wyjazdu można podać – np. Amrozy koło Złoczowa 20.06.1945 r. i miejscowość do której przyjechali – np. wieś Pyrzany / może też być data przybycia np. Pyrzany 26.07.1945 r.)
2. Datę i miejsce wykonania (wydania dokumentu) np. Złoczów 1934 (jeśli miejsce i data nie jest pewne – ze znakiem zapytania: Złoczów? 1934? lub ok. 1934.)
3. Kto jest na fotografii (kogo dotyczy dokument) – imię i nazwisko (zdjęcia grupowe – osoby w kolejności od strony lewej ku prawej) np. Antoni Pająk syn Franciszka (1899-1973).
4. Informacja gdzie znajduje się oryginał. np. Zbiory Adama Kowalskiego z Pyrzan. Jeśli właściciel nie chce podawać swych danych, może ich nie wpisywać lub wpisać tylko inicjały – np. A.K.
Właściciel powinien załączyć oświadczenie o treści (jedno dla całego zbioru dokumentów):
Zgadzam się na zeskanowanie i cyfrowe udostępnienie przekazanych dokumentów, których jestem właścicielem w kolekcji Archiwum Kresowego, z adnotacją: Prawa do dysponowania publikacją:
Data, imię, nazwisko i podpis
Wypożyczone do zeskanowania oryginały zostaną zwrócone w ciągu 60 dni. Dane kontaktowe:
Przykład opisu:
1. Rodzina Stojanowskich z Kozaków koło Złoczowa. 28.06.1945 Kozaki koło Złoczowa -> 26.07.1945 Pyrzany gmina Witnica.
2. Kozaki koło Złoczowa 13.05.1938 r.
3. Antoni Stojanowski (1869-?) syn Jana i Marii Tkaczyk, Józef Stojanowski (1893-1964) syn Antoniego i Marii Wilk.
4. Zbiory Adama Kowalskiego, Pyrzany
Zgadzam się na zeskanowanie i cyfrowe udostępnienie przekazanych dokumentów, których jestem właścicielem w kolekcji Archiwum Kresowego, z adnotacją: Prawa do dysponowania publikacją: Adam Kowalski Pyrzany
Data, imię, nazwisko i podpis
Pyrzany 23.05.2018, Adam Kowalski